Облік відпусток та ТВО в Planfix

Коли штат компанії розростається, постає критична потреба чітко фіксувати робочий графік команди: контролювати відпустки, лікарняні, відгули та дні віддаленої роботи. Всі ці дані мають бути наочними для керівництва та прозорими для колег.

У цій статті ми розглянемо реальний кейс налаштування обліку робочого часу в Planfix, який вирішує проблеми віддаленої роботи, автоматизує передачу обов’язків та інформує команду.

1. Фіксація графіків та віддаленої роботи

Співробітники, які працюють дистанційно або беруть відгул, самостійно створюють запис у системі, вказуючи тип відсутності (лікарняний, відпустка, дистанційна робота) та її тривалість. Завдяки цьому керівництво завжди бачить актуальну картину в єдиному календарному графіку.

2. Розподіл обов'язків на час відпустки

Під час оформлення відпустки система автоматично генерує окрему задачу. У ній фіксується людина, яка замінятиме відсутнього колегу. Якщо відпустка довготривала, Planfix дозволяє призначити кількох відповідальних осіб на різні періоди.

3. Автоматична зміна ТВО (тимчасово виконуючого обов'язки)

Штатно в Planfix ТВО призначається вручну через картку співробітника. Проте якщо у компанії великий штат, це створює рутинне навантаження на HR або керівників. Ми автоматизували цей процес: співробітник вказує дати відпустки та обирає замісника, після чого система автоматично призначає ТВО на вказаний термін та знімає статус після повернення колеги.

4. Щоденний дайджест відсутностей у чат

Для швидкого інформування команди Planfix щоранку надсилає в загальний чат автоматичний звіт. У ньому вказано перелік співробітників, які сьогодні перебувають у відпустці, на лікарняному або працюють віддалено.